Које су дужности секретарице?

Да би се јасно дефинисалоВд секретара, што треба да знате о некоме говори. На крају крајева, овај пост се може видети у неколико углова. Познати, на пример, административни асистент као канцеларијски радник, генерални секретар и главе (глава) одређена организација, државни секретар као државни службеник, секретар као дипломатски особа, секретар главе као запослени, и друге опције. Најчешће, помињући пост, имати у виду радника који обавља послове (задатке) као директор друштва и појединачних главе својих пословних јединица. Испоставило се да су дужности секретара у овом случају сведена на испуњавање појединачних налога за организационе и техничким питањима.

Оно што секретар треба да зна и треба да уради

Секретар мора свакодневно вршити сљедеће функције:

1. Примите информације од подређених за пребацивање на свог надзорника.
2. Организујте менаџер телефонске комуникације. У његовом одсуству, узмите информације, а затим их скрените пажњу директора.
3. Примите и водите евиденцију телефонских порука.
4. Да створи услове за нормалан рад главе: да надгледа потребу за канцеларијским материјалом и канцеларијском опремом.
5. Помоћи у организацији производњесастанке и састанке. Да дају учесницима датум, мјесто и време догађаја. Прикупити неопходне материјале, осигурати присуство присутних и водити записник са састанка.
6. За обављање канцеларијског посла на предузећу. Да би то урадила, секретар треба да прими, систематизује долазну кореспонденцију и проследи управи. Затим, на основу наметне визе за пренос докумената на извршиоце испод листе. Дужности секретара укључују и контролу над курсом, времену и исход њиховог извршења.
7. Радите на штампању и репродукцији докумената.
8. Организовати пријем посјетилаца шефу компаније и, ако је могуће, створити услове за брзо рјешавање проблема.

Да би испунила ове наизглед једноставне задатке рада секретара, запосленик треба да зна:

• целокупан састав руководства предузећа и његових структурних подјела;
• чартер, особље и структуру предузећа, његов профил, развојне перспективе и специјализацију;
• нормативни документи за правилно обављање послова у канцеларији;
• правила за употребу средстава канцеларијске опреме и комуникација;
• правила БТВ, ОТ, пожарна безбедност и индустријске санитарије;
• правила организације рада на радном месту;
• нормативне и правне акте, наредбе, резолуције, налоге за планирање, рачуноводство и управљање квалитетом обављеног рада.

Специфичност службеника

Ако је то специфичнији, ускиспецијализација, ситуација је нешто другачија. Узмите, на пример, званичне дужности секретара секретара. У наслову позиције, аспект извршеног рада је јасно дефинисан. Обично у сваком предузећу већ постоји званична упутства у којима су назначени упутства стручњака за вођење евиденције. Ако не постоји таква упутства, онда је боље да је створите. Да бисте то урадили, користите водич за квалификације који има приближно узорке. Након тога, стандардна верзија мора бити финализирана за одређену организацију, узимајући у обзир специфичности и интерне карактеристике. Генерално, дужности секретара-секретара морају јасно да се прате на три главна подручја:

1. Рад са кореспонденцијом. Пријем, обрада на савременим начинима и правовремена отпрема.
2. Одговарајуће одржавање интерне документације.
3. Регистрација, строго обрачунавање и пренос докумената у архиву ради чувања.

Карактеристике рада референта

У неким предузећима јестепост који садржи широк спектар одговорности: од "хелп деск" до "помоћног директора". Такав стручњак мора имати широк спектар знања и добро командовање ситуацијом. Службене дужности секретара репортера су мало проширене у вези с повећањем ауторитета. Генерално, ово је уобичајен посао секретара, али реч "референт" чини неке додатке на стандардној листи. Посебно, секретар-рецензент може независно примати посјетиоце о одређеним питањима. Поседујући одређене информације, он је у стању да доноси своје одлуке. Осим тога, референт врши одговорне задатке главе у вези са економским активностима организације (предузећа). Понекад секретар секретар је одговоран за вођење кадровске документације. Ово се ради само када укупна количина посла омогућава да извршите додатне дужности.

</ п>