Номенклатура предмета. Редослед формирања

Сви документи након извршења морају битигрупирани су у послу. Израз "пословање" у складу са ГОСТ 51141-98 треба схватити као један документ или скуп докумената који се односе на одређену област дјеловања организације и налазе се у фасциклу под посебним покрићем. За правилно формирање, складиштење и обрачунавање случајева у свакој организацији, Номенклатура случајева треба да се саставља годишње (узимајући у обзир промјене у спољашњем и унутрашњем окружењу), захваљујући којима се обезбеђује брзо претраживање докумената.

Приликом формулисања послова било које јединице,вођени захтевима јединственог државног система управљања евиденцијама. Главне одредбе су наведене у ГОСТ 51141-98, документима главног архивистичког одјела под владом Руске Федерације, методичким упутствима архивских тијела, списковима документарног материјала. Неопходно је поштовати услове складиштења докумената и предмета. Ако организација са сложеном структуром и мноштвом функција, онда у свакој дивизији иу цијелој организацији постоје заједнички принципи за систематизацију докумената, формирање и индексирање предмета. Због тога треба формирати номенклатуру послова особља, квалитетне услуге, било које друге структурне подјеле или саме организације, узимајући у обзир захтјеве нормативних докумената.

У првој фази је неопходно одредити опсег проблема икатегорије докумената који би требало да укључују номенклатура јединице или организације случајевима. Требало би да наставимо из потребе да се покрије цео износ документације како би створили и примају. Када видите нове питања која нису обухваћена номенклатуре, потребно је направити додатке. Форма послове номенклатура би требало да омогући благовремено ажурирање. Стога, када индексирање послова треба да обезбеди могућност нових индекса и искључује замене претходно додељене индекса већ формиране случајева. Доношење незавршени посао пренет у следећи распон година од очување оригиналног броја.

Наслов сваког случаја би требао бити јасан иу потпуности открива састав предмета и садржај докумената који се налазе у овој фасцикли. На фасцикли треба да наведете индекс и период складиштења предмета. Консолидација случајева се врши на номиналној основи, на примјер, наредбе, записници, наредбе и тако даље. Случајеви се могу формирати на суштински начин, на пример, кореспонденција са одређеним дописником, кореспонденција о набавци сировина, кореспонденција са дописницима уједињеним на територијалној основи итд.

Када груписате документе, требали бистеобратите пажњу на временски распоред њиховог складиштења. Документи привременог и трајног складиштења или са различитим роком трајања не могу се комбиновати у једну датотеку. Није дозвољено укључивање у нацрт предмета, небитне документе или копије примерака. При формирању случајева неопходно је проверити присуство свих потписа у документу, као и исправност његовог извршења.

Индексирање предмета и редослед њиховог налога би требаопроизведено према степену важности. Најважнији документи се прво наводе (наредбе, наредбе или други административни документи). Номенклатура предмета треба да садржи индексе и наслове предмета, услове за њихово складиштење, редослед евакуације. Номенклатура предмета је одобрена у налогу утврђеној у организацији и усклађен је са службеником Државног архива региона. На крају године, коначан запис издаје се у Номенклатури, наводећи број случајева који су отворени у извештајној години за сваку категорију. Испорука трајног одлагања у архиву или одлагање предмета привременог складиштења (након истека рока) врши се у складу са поступком утврђеној од стране Канцеларије рачуна ове организације.